Uma boa gestão de documentos fiscais é indispensável para qualquer empresa. Esse cuidado garante que informações estratégicas estejam devidamente registradas e disponíveis sempre que forem necessárias para a administração.

Uma boa organização dos dados documentais também é imprescindível para atender a demandas legais, para melhor compreender a realidade do negócio, para otimizar as suas operações e garantir mais segurança para as suas informações estratégicas.

Em poucas palavras, podemos dizer que a gestão de documentos fiscais agiliza o dia a dia de um negócio, o mantém mais seguro, livre de erros e em pleno alinhamento com o que exige a lei!

A seguir, confira 5 dicas para melhorar o seu gerenciamento fiscal e descubra quais são os melhores softwares dessa área para a sua empresa!

 

Quais as 5 melhores formas de melhorar a gestão de documentos fiscais?

Uma boa gestão de documentos fiscais pode variar de acordo com a realidade de cada empresa. Alguns cuidados, porém, são imprescindíveis e comuns entre todas as áreas. Confira quais são eles e como adotá-los em prol da sua organização:

1.   Controle todas as entradas e saídas

Conhecer profundamente quais são as despesas e as receitas de um negócio é indispensável para o sucesso de qualquer processo de gerenciamento – e isso também é papel de uma boa gestão de documentos fiscais!

Quando a empresa está em processo de crescimento, esse controle é ainda mais importante, já que o número de notas que entram e saem se torna maior. Se um bom acompanhamento não for feito, certos valores podem ser despercebidos.

O controle das notas é um importante indicador da saúde financeira de uma empresa e deve ser tido como um dos cuidados principais do gerenciamento documental.

Nesse mesmo sentido, muitos negócios também não verificam a autenticidade das notas recebidas. Caso notas falsas ou indevidas sejam pagas, perdas enormes de caixa podem ser sofridas.

É imprescindível, portanto, que as notas sejam minuciosamente verificadas e monitoradas em suas entradas e saídas, com atenção especial à verificação de sua validade durante as entradas.

2.   Armazene e categorize corretamente toda a documentação

Outro quesito indispensável para a gestão de documentos fiscais é um armazenamento eficiente.

Isso quer dizer que todas as informações contidas em notas, recibos e demais fontes de dados devem estar sempre seguras e ser facilmente acessadas quando necessário.

A categorização também precisa ser eficaz, para que a busca por certas notas e outros documentos se torne mais simples.

Sendo assim, faça uma diferenciação entre as notas geradas pelo seu negócio e as notas de fornecedores e clientes. Organize, também, os documentos em ordem de data.

Outro bom método é separar aqueles documentos fiscais ligados aos recursos inerentes do funcionamento da empresa dos que são utilizados em suas atividades cotidianas.

Isso não só facilita os processos de auditoria, como também protege a empresa contra fraudes e eventuais perdas de dados, bem como otimiza a sua gestão.

3.   Automatize a escrituração dos documentos fiscais

Para que os controles mencionados anteriormente, e a gestão como um todo, sejam otimizados e ocupem menos tempo, uma boa saída é o uso de um software contábil.

Por meio desse tipo de sistema, incontáveis tarefas podem ser desburocratizadas. Entre suas funções, está a emissão, a organização e o armazenamento das notas, bem como o gerenciamento dos mais diversos tipos de documentos.

Com a automatização, os dados originais dos arquivos XML são corretamente armazenados e preservados para que sejam lidos e validados pela Secretaria da Fazenda do Estado.

Se levarmos em conta o fato de que certas organizações lidam com milhares de notas diariamente, esse tipo de esforço se torna ainda mais importante.

Com a automatização, funções que antes levavam muito tempo e precisavam ser feitas por dezenas de funcionários passam a ser facilmente executadas, de maneira praticamente automática.

Como se não bastasse, preenchimentos e controles manuais ainda submetem os documentos a eventuais erros. Com softwares especializados, essas falhas deixam de existir, eximindo as empresas de possíveis prejuízos e até problemas legais.

 

4.   Direcione os profissionais para funções estratégicas

Com a gestão de documentos fiscais automatizada, menor é o número de profissionais que precisa ser direcionado para a digitação, preenchimento e cruzamento de dados.

Essa é uma excelente oportunidade para que o time fiscal e tributário da empresa tenha menos pessoas ocupadas em tarefas muito rotineiras e automáticas.

Isso possibilita que essa área se torne mais estratégica, com especialistas focados no desenvolvimento de soluções em prol do negócio.

Enquanto um bom software acelera e automatiza processos, evitando erros e cumprindo obrigações legais, os especialistas da área podem se tornar mais ativos junto às decisões gerenciais.

Mais que alinhar o seu controle documental ao que há de mais moderno em termos de tecnologia, não se esqueça de readequar a sua equipe com foco nessa nova lógica de organização!

5.   Realize uma auditoria periódica de todos os processos

Por fim, para garantir que todos os cuidados adotados em sua gestão de documentos fiscais sejam realmente eficientes, não deixe de verificar o seu funcionamento periodicamente.

Mesmo que o cenário seja aquele considerado ideal pelo negócio e que nenhum problema seja aparente, é preciso ter certeza de que nenhuma falha eventual afetará os resultados pretendidos.

Lembre-se que erros de documentação não geram apenas prejuízos, como também problemas junto à Receita Federal.

Sendo assim, consulte sempre o seu time de especialistas e confira o que é feito – seja em relação ao controle, à categorização, ao preenchimento ou a qualquer outro ponto importante para o gerenciamento documental.

Os softwares da área também merecem menção especial nesse item, já que muitos deles também atuam para otimizar esse tipo de conferência.

Dentre os recursos oferecidos, está a conferência do arquivo XML, a confirmação da escrituração, o controle de prazos, a checagem do SPED, o cruzamento de obrigações a serem entregues, entre muitos outros.

Agora que você já sabe quais são os cuidados mais importantes para a gestão de documentos fiscais – e como a tecnologia tem relevância nessa área – confira no próximo item como escolher o melhor software para o controle da sua empresa!

 

Por que os softwares Prosoft INTAX e Prosoft DF-e são as melhores soluções nessa área?

O Prosoft Intax se destaca na área de gestão de documentos fiscais como um software de última geração especialmente desenvolvido para facilitar o cotidiano dos contadores.

Desenvolvido em uma plataforma web/cloud, ele visa reduzir o tempo operacional no processo de entrada da documentação fiscal. Seu foco é em proporcionar a melhor experiência aos usuários, simplificando processos e minimizando interações.

Com classificações automatizadas, análise inteligente de dados e eventuais ajustes na documentação, ele deixa os documentos prontos para a Escrituração Fiscal.

Por contar com inteligência artificial, o Prosoft INTAX aprende com as informações processadas e realiza as próximas importações de maneira automática, poupando ainda mais tempo em seu uso.

O sistema ainda é colaborativo, permitindo que a fase de classificação documental de entrada seja realizada tanto pelo analista quanto pelo seu cliente.

Além de totalmente segura, a solução também é personalizável. É possível criar regras para negócios diferentes, atendendo às demandas específicas de cada área e cenário tributário.

O principal benefício do software é a redução de tarefas manuais e a automatização de processos operacionais, permitindo maior foco estratégico, analítico e no relacionamento com o público.

A solução  Prosoft DF-e Gerenciador, por sua vez, é indispensável para o armazenamento dos documentos, já que ela  captura automaticamente as notas fiscais de entrada do Portal Nacional e/ou SEFAZ RS.

O processamento desses dados pode ser agendado, em que você configura o sistema para a busca e otimiza a sua rotina de trabalho.

Os documentos fiscais eletrônicos emitidos por seus clientes podem ser obtidos de maneira automatizada. O software suporta certificados A1, de arquivo, e A3 e token.

Como se não bastasse, com o Prosoft DF-e Gerenciador, o processo de importação no Prosoft Intax se torna totalmente automatizado. Ou seja, além de agregar soluções que facilitam o cotidiano da sua empresa, os programas ainda conversam entre si, garantindo muito mais praticidade! 

Ficou interessado nestas soluções para a sua gestão de documentos fiscais? Então confira ainda mais detalhes sobre o Prosoft INTAX e Prosoft DF-e Gerenciador em nosso site!