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As empresas contábeis são cada vez mais pressionadas pelos clientes para entregar mais serviços, com maior qualidade e um custo menor. Com a crise dos últimos anos, isso tornou-se a rotina em muitos escritórios que são requisitados diariamente para uma série de atividades que não estavam estipuladas em contrato.

Enquanto isso, os custos aumentam e os gestores acabam não identificando quais são os maiores ofensores. Nessa hora, uma abordagem organizada é necessária para calcular corretamente estes valores e a rentabilidade de cada cliente.

Mapeando o que entra e o que sai

Uma revisão de processos começa com o mapeamento de tudo o que entra e o que sai da empresa. Muitas vezes os clientes já possuem e-mails e contatos de funcionários e os acionam diretamente. Além de envio de documentos, fazem solicitações de informações e análises.

Comece estabelecendo regras claras de troca de informações entre a sua organização e seus clientes. Também inclua regras de registro de chegada de documentos por parte de seus colaboradores, e também, de solicitações diretas. Adicione as atividades que já são controladas de forma estruturada, para ter uma visão completa das solicitações.

Mapeando processos e tempos

Continue revisando os processos envolvidos na execução das atividades. Para cada etapa, identifique o que é feito, quais as tarefas incluídas e quanto tempo leva. Comece pelos processos mais comuns, que consomem mais tempo de sua equipe, como folha de pagamento, emissão de notas fiscais, entre outros.

Controles – os vilões escondidos

Uma recomendação de consultores de negócio especializados é identificar todos os controles que são usados em um processo. É muito comum ver pessoas criando controles individuais de documentos processados, recebidos e enviados. São controles que parecem simples, e que tomam 15, 20 minutos para fazer, e aparentemente, inofensivos. Só que um controle de 20 minutos por dia resulta em uma hora a cada 3 dias, e mais de 6 horas por mês. Quase um dia de trabalho.

Mapeie todos os controles dos processos, e identifique o que pode ser eliminado com o uso adequado de uma solução de gestão de atividades integrada às suas ferramentas contábeis.

Revise os processos e elimine ineficiências

Com os processos mapeados, é hora de eliminar todas as atividades desnecessárias, e se necessário, redesenhar os processos. Algumas recomendações para esta etapa são:

Identificar necessidades de qualificação

Muitas vezes os colaboradores acabam executando os processos de forma mais complexa que a necessária por não conhecerem a fundo as soluções contábeis em uso. Veja se não é hora de investir em qualificação, com treinamentos oferecidos pelos fornecedores dos sistemas.

Sistemas de Gestão de Atividades

Revisar todos os processos pode tomar muito tempo, e no final, ainda exigir a automação de muitas atividades. Por isso, muitas empresas optam pela contratação de sistemas de gestão de atividades que já resolvem os dois problemas mencionados acima.

Ao escolher um bom sistema, não se esqueça de avaliar os seguintes critérios:
● Ser desenvolvido por especialistas em processos contábeis, de preferência com larga experiência no mercado;
● Ter integrações com sistemas de múltiplos fornecedores, permitindo liberdade de escolha;
● Ser uma solução em nuvem, o que evitará custos com servidores, pessoal de TI, manutenção, entre outras;
● Ter painéis que permitem controlar, em tempo real, o andamento de todas as atividades do escritório.

Calculando os custos

Com base nos processos mapeados e na solução de gestão, fica fácil incluir seus custos fixos e variáveis, permitindo uma apuração completa de cada atividade.

Isso permitirá que você avalie seus contratos, sabendo exatamente qual a rentabilidade de cada um. Com isso, poderá vender mais serviços rentáveis, garantindo um crescimento constante e seguro para sua empresa.