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Evitar os erros do SPED Fiscal mais cometidos pelos contribuintes é de suma importância, pois qualquer omissão, inconsistência ou mesmo atraso na transmissão das informações pode gerar penalidades.

A obrigação é direcionada para todas as empresas optantes pelo Lucro Real e Presumido, que devem transmitir a EFD mensalmente.

É importante lembrar que EFD significa Escrituração Fiscal Digital, e se refere basicamente à obrigação do Sped referente à coleta do IPI e do ICMS de operações empresariais.

Sendo assim, podemos dizer que os comércios e as indústrias que atuam com mercadorias industrializadas são as grandes interessadas em eliminar os erros do SPED Fiscal, já que são atividades tributadas pelos dois impostos mencionados.  

Normalmente, as obrigações precisam ser cumpridas no dia 20 de todos os meses, com dados referentes ao mês anterior. Porém, a administração dos tributos pode variar de acordo com cada estado.

Para que você evite as sanções provenientes dos erros do SPED Fiscal, preparamos este artigo com informações e dicas completas sobre o assunto! Acompanhe:

Saiba quais documentos fiscais devem ser entregues no SPED Fiscal

Normalmente, a entrega da EFD ICMS/IPI é associada apenas à Nota Fiscal Eletrônica, já que ela é utilizada para comprovar as vendas entre as empresas e as indústrias.

Porém, existem outros documentos fiscais que também somam à renda tributária, o que faz com que sejam de interesse comum entre o Sped Fiscal e o Fisco.

Um exemplo, é a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, que é gerada na comercialização de mercadorias entre negócios e clientes em pessoa física.

Além disso, as informações de compras de fornecedores também devem ser inseridas nessa modalidade documental por meio do Sped Fiscal.

No mesmo sentido, o Conhecimento de Transporte Eletrônico também é de suma importância na entrega da EFD ICMS/IPI, pois é usado no recebimento de fretes intermunicipais ou interestaduais.

Com atenção a esses pontos, é possível evitar os erros do SPED Fiscal. Entretanto, alguns cuidados ainda são importantes para evitar inconformidades! Saiba mais sobre eles no item seguinte.  

Conheça e evite os erros do SPED fiscal mais comuns entre os contribuintes

Confira alguns dos erros do SPED Fiscal mais comuns e as melhores maneiras de preveni-los:

1. NCM dos produtos

A tabela de NCM, que se refere à Nomenclatura Comum do Mercosul, passa por atualizações constantes, inclusive com alterações de alíquotas.

É importante manter-se atento a essas mudanças, para que o uso não seja incorreto e gere erros na validação dos arquivos.

2. Apresentação de NFs

Alguns dos principais erros do SPED Fiscal são acidentais, ocasionados por falta de atenção.

Assim, um dos equívocos mais comuns, e que exige extrema atenção entre os contribuintes, está na totalização de Notas Fiscais Eletrônicas, que pode sofrer inconsistências caso não seja feita corretamente.

3. Valor total incorreto do documento fiscal

No mesmo sentido da dica anterior, também é normal que existam incoerências entre os valores que são declarados nas NF-e e no SPED Fiscal. Normalmente, isso é ocasionado por desatenção no ato de somar e preencher os números nas notas.

Com isso em mente, procure treinar a sua equipe de colaboradores e alertá-los da importância de não cometer erros nas informações.

4. Utilizar uma sequência incorreta nos documentos

Por falar em problemas gerados por falta de atenção, também é comum que a sequência das NF-e seja equivocada. O motivo mais recorrente é a consideração de notas que foram canceladas.

Evitar esse problema é de suma importância, especialmente se a organização ou o escritório de contabilidade lidar com centenas de notas diariamente, o que pode facilitar esse tipo de erro.  

6. Não cadastrar o fator de conversão

Sempre que um negócio compra produtos em uma determinada unidade de medidas, mas os vende com outra, é indispensável cadastrar o fator de conversão para que não haja conflito no estoque.

Para evitar esse tipo de erro do SPED Fiscal, é necessário cadastrar o item comprado no Registro 0220 e a unidade vendida no Registro 0200. Assim, o primeiro registro será capaz de transmitir os fatores de conversão ao segundo.

7. Não abrir e fechar os blocos sem movimentação

De acordo com o Guia Prático da EFD ICMS/IPI, os  blocos do SPED Fiscal contam com um registro de abertura, com registros de informações e registro de encerramento.

Nesse ponto, o erro do SPED Fiscal cometido por muitos é não apresentar todos os blocos na sequência original. Isso deve ser feito mesmo que alguns não tenham dados para serem transmitidos.

Para evitar esse tipo de situação, basta realizar as operações como se houvesse informações para transmitir. Isso significa que é necessário somente apresentar o registro de abertura e então o de encerramento normalmente.

8. Deixar de utilizar um bom sistema de gestão contábil

Seria impossível tratar sobre os erros do SPED Fiscal cometidos pelas empresas sem mencionar a falta de um bom sistema contábil e de gestão de documentos fiscais.

Como é possível notar nas dicas acima, muitos dos equívocos são gerados por questões de organização, em que o excesso de informações favorece erros aparentemente simples.

Felizmente, por meio de recursos de automação, é possível criar regras específicas para diferentes cenários tributários e substituir tarefas manuais por processos operacionais automatizados.

Além de proporcionar mais segurança, ao reduzir riscos gerados por inputs manuais de documentos e dados, esse tipo de solução permite um maior foco dos profissionais contábeis na estratégia, análise e relacionamento com os clientes.

Por meio de soluções integradas, você pode garantir muito mais precisão, abrangência e assertividade em seus processos. Por exemplo, com o Prosoft Intax, você trata todos os documentos fiscais, para que só então o Prosoft Fiscal gere o SPED com toda conformidade necessária.

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